Il workplace management: dati, processi e soluzioni per migliorare gli ambienti di lavoro

Il workplace management è oggi uno dei pilastri fondamentale per le aziende che desiderano ottimizzare l’efficienza, aumentare la produttività e creare ambienti di lavoro flessibili, sicuri e innovativi.

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In Italia, i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano mostrano che nel 2024 sono 3,55 milioni i lavoratori da remoto e circa il 96% delle grandi imprese adotta iniziative strutturate di lavoro agile, a fronte di una crescente necessità di strumenti per gestire spazi e risorse in modo integrato.

Per rispondere a questa sfida, la nostra soluzione è BeeTech Managed Workplace, un IT managed service progettato per offrire un ambiente di lavoro più collaborativo, sicuro e gestito attraverso Microsoft 365. Grazie all’utilizzo di tecnologie avanzate come Microsoft 365 e strumenti di monitoraggio basati su SLA, BeeTech permette alle aziende di migliorare la produttività, garantire la sicurezza dei dati e gestire agevolmente il lavoro ibrido.

Nel nostro articolo approfondiremo cosa significa workplace management, esaminando i suoi vantaggi e le strategie più efficaci per implementarlo, offrendo spunti pratici per trasformare un ambiente di lavoro in un ecosistema altamente performante.

Il workplace management è il processo o la strategia adottata da un’azienda, indipendentemente da dimensioni e settore, per ottimizzare efficienza, produttività, costi e gestione complessiva degli ambienti lavorativi. Sebbene spesso venga associato alla gestione degli uffici e delle strutture adibite al lavoro, il workplace management può essere definito come un’entità autonoma che abbraccia ambiti diversi come l’esperienza e la soddisfazione dei dipendenti, la sicurezza informatica, l’ottimizzazione degli spazi, l’analisi finanziaria e la gestione degli asset aziendali.

Gli aspetti da considerare in tema di workplace management sono molteplici, tra cui:

• Gli strumenti a disposizione e la gestione degli spazi
• L’ottimizzazione delle aree utilizzate dai dipendenti
• La pianificazione futura degli spazi
• Il grado di soddisfazione dei dipendenti e il miglioramento dell’ambiente lavorativo
• La sicurezza e la protezione degli ambienti
• L’automazione e la fluidità dei flussi di lavoro
• La gestione dei costi e delle spese operative

In sostanza, tutto ciò che rientra nel benessere complessivo di un’azienda, sia fisico che organizzativo, può essere considerato un componente del workplace management.

Ogni azienda, consapevolmente o meno, adotta una strategia di workplace management, anche se a volte questa può risultare dispersiva e disorganizzata. Il modo migliore per affinare il processo consiste nell’analizzare attentamente il modo in cui viene attualmente gestito, per poi valutare oggettivamente i cambiamenti necessari e implementarli passo dopo passo.

Anche se è utile riconoscere le attività che stanno funzionando bene, i maggiori insegnamenti arrivano dagli errori e dalle problematiche. È essenziale analizzare a fondo i punti critici e i problemi attuali. Come stanno utilizzando strumenti e spazi di lavoro i dipendenti? Chiediti dove le strategie attuali stanno fallendo e perché.

Anche se viene identificato un responsabile del workplace management, non è possibile sviluppare soluzioni efficaci da soli per l’intera azienda senza raccogliere input esterni. È fondamentale capire i problemi di ogni reparto, ascoltare le idee e raccogliere suggerimenti su cosa potrebbe essere utile all’interno dell’ambiente di lavoro. Una corretta strategia di workplace management richiede un feedback continuo da parte dell’intero team per garantire che le soluzioni siano efficaci e condivise.

Per implementare il workplace management consigliamo un approccio strutturato e basato su dati. Ecco alcuni spunti pratici:

• Software di gestione integrati: soluzioni avanzate di desk booking e room booking consentono di organizzare spazi e risorse in modo ottimale, migliorando l’esperienza dei dipendenti
• Monitoraggio e analisi dei dati: l’utilizzo di piattaforme che monitorano l’utilizzo delle risorse consente decisioni basate su dati reali, ottimizzando costi e processi
• Policy aziendali flessibili: linee guida chiare per il lavoro ibrido e la sicurezza aiutano a costruire un ambiente lavorativo resiliente
• Automazione dei processi: strumenti tecnologici come app, software e intranet aziendali semplificano la gestione quotidiana

Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, lo Smart Working cresce nelle grandi imprese, dove coinvolge quasi 2 milioni di lavoratori (1,91 milioni, +1,6% sul 2023), vicino al picco della pandemia, con il 96% delle grandi organizzazioni che oggi hanno consolidato le loro iniziative. Cala invece nelle PMI, passando a 520mila lavoratori rispetto ai 570mila dell’anno passato, e resta sostanzialmente stabile nelle microimprese (625mila nel 2024, 620mila nel 2023) e nella PA (500mila nel 2024, 515mila nel 2023).

Per il 2025 si prevede una crescita del +5%, che porterebbe a toccare 3,75 milioni. A far evolvere le iniziative, in termini di persone coinvolte o di policy, saranno soprattutto le grandi imprese (35%) seguite dalle PA (23%) e dal 9% delle PMI.

Gli smart worker italiani possono lavorare da remoto in media 9 giorni al mese nelle grandi imprese, 7 nella Pubblica Amministrazione e 6,6 nelle PMI. Lo Smart Working è una pratica diffusa e apprezzata, a cui ben pochi rinuncerebbero: il 73% dei lavoratori che se ne avvalgono si opporrebbe se la propria azienda eliminasse questa forma di flessibilità.

BeeTech Managed Workplace è il servizio IT gestito che si adatta perfettamente nelle necessità aziendali, fornendo una soluzione completa per affrontare le sfide del workplace management, garantendo sistemi informativi performanti, supporto help desk e adozione incrementale di Microsoft 365.
BeeTech Managed Modern Workplace prevede una licenza Microsoft 365 per utente, con la gestione della sottoscrizione e il supporto help desk basato su SLA predefiniti. Inoltre, sono inclusi la gestione unificata degli aggiornamenti, la sicurezza degli accessi tramite MFA e l’invio di reportistica sull’adozione della suite, sulla sicurezza e sul rispetto delle conformità normative.

Con un focus su sicurezza e scalabilità, BeeTech aiuta le aziende a ottimizzare l’uso di dati e risorse, offrendo reportistica avanzata per decisioni strategiche basate su dati reali. In questo modo, ogni aspetto del workplace management viene gestito con precisione, creando un ambiente di lavoro che non solo soddisfa le esigenze attuali, ma si adatta con agilità alle sfide future.