Che cos’è un Digital Workplace e perchè è indispensabile per le aziende

Il Digital Workplace è uno spazio di lavoro virtuale che utilizza tecnologie digitali per permettere ai dipendenti di accedere a strumenti, informazioni e risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica.

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Grazie a piattaforme come intranet aziendali, strumenti di gestione delle attività, software di videoconferenza e chat interne, il Digital Workplace favorisce la comunicazione e la collaborazione tra team, rendendo disponibile una connettività continua. Questo ambiente digitale è progettato per supportare e semplificare le attività quotidiane, migliorando efficienza e flessibilità.

Il Digital Workplace è un elemento fondamentale per la digital transformation, poiché facilita l’integrazione di tecnologie digitali nelle operazioni quotidiane delle aziende. Se la digital transformation implica un cambiamento globale della cultura, dei processi e delle strategie aziendali, il Digital Workplace rappresenta l’ambiente pratico in cui queste innovazioni prendono vita, consentendo ai dipendenti di collaborare in modo più produttivo.

La digital transformation, o trasformazione digitale, è l’integrazione della tecnologia digitale in azienda sotto tutti gli aspetti, modificando radicalmente il modo in cui si opera e si fornisce valore ai propri clienti.

È un processo che va oltre l’adozione di alcuni strumenti tecnologici e che investe tutti le persone che lavorano all’interno di un’azienda. Cambia la cultura aziendale, si modificano i processi e nuovi workflow prendono vita: sono i cambiamenti necessari per rimanere competitivi in un mercato in rapida evoluzione.

La trasformazione digitale è essenziale per rispondere alle esigenze di clienti e consumatori e per garantire alle aziende la capacità di adattarsi, innovare e crescere in un ambiente sempre più digitalizzato.

Il termine Workplace (luogo di lavoro) identifica l’ambiente in cui un dipendente svolge le proprie attività lavorative e se fino a qualche anno fa, nella maggior parte dei casi, questo termine veniva associato a uffici fisici o ai reparti di uno stabilimento, oggi il concetto si è ampliato per includere spazi virtuali accessibili tramite Internet.

Il concetto di workplace ora comprende qualsiasi spazio, fisico o digitale, in cui un dipendente può collaborare con altri, per svolgere le proprie mansioni e accedere alle risorse aziendali. L’evoluzione verso il Digital Workplace e il Modern Workplace ha trasformato il workplace da una sede fisica a una dimensione flessibile e interattiva.

Il Modern Workplace è un ambiente di lavoro evoluto, che integra tecnologie avanzate, spazi collaborativi digitali e obiettivi aziendali che favoriscono la flessibilità e la produttività dei dipendenti.

A differenza del semplice Digital Workplace, il Modern Workplace rappresenta un concetto più ampio che include non solo l’accesso agli strumenti digitali ma anche una cultura aziendale mirata al benessere dei dipendenti con l’utilizzo di policy per il lavoro da remoto (smart working), strumenti basati sul cloud, orari di lavoro flessibili e un forte focus sulla sicurezza e sulla privacy dei dati.

Secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, gli smart worker italiani possono lavorare da remoto in media 9 giorni al mese nelle grandi imprese, 7 nella Pubblica Amministrazione e 6,6 nelle PMI.

Lo Smart Working è una pratica diffusa e apprezzata, a cui ben pochi rinuncerebbero: il 73% dei lavoratori che se ne avvalgono si opporrebbe se la propria azienda eliminasse questa forma di flessibilità. Nello specifico, il 27% penserebbe seriamente di cambiare lavoro, il 46% si impegnerebbe per far cambiare idea al datore di lavoro. Sempre secondo i lavoratori, per cercare di compensare almeno in parte la mancata possibilità di lavorare da remoto, l’azienda dovrebbe offrire una maggiore flessibilità oraria o aumentare lo stipendio di almeno il 20%.

Il Digital Workplace offre numerosi benefici per le aziende, tra cui:

• Maggiore flessibilità e agilità: consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, migliorando autonomia e benessere.
• Aumento della produttività: con l’accesso continuo a strumenti e informazioni, dipendenti e collaboratori possono completare i progetti in modo più rapido ed efficiente.
• Riduzione dei costi operativi: riduce le spese per le infrastrutture fisiche e per il mantenimento degli uffici.
• Attrazione e fidelizzazione dei talenti: un ambiente di lavoro flessibile e digitale attira professionisti giovani e qualificati.
• Promozione della collaboration: favorisce una comunicazione costante e agevole tra team, anche tra membri dislocati in diverse aree geografiche.

Oltre ai benefici pratici, il Digital Workplace apporta alcuni vantaggi strategici sul lungo periodo:

• Supporta la digital transformation: facilita l’adozione di nuove tecnologie e semplifica il passaggio verso un modello di business più dinamico e resiliente.
• Migliora la sicurezza dei dati: grazie a tecnologie cloud e sistemi centralizzati, il Digital Workplace consente una gestione sicura delle informazioni aziendali.
• Promuove una cultura dell’innovazione: un ambiente di lavoro digitale incoraggia i dipendenti a trovare soluzioni innovative e ad adottare un approccio orientato ai risultati.
• Facilita le assunzioni: consente alle aziende di estendere il proprio raggio d’azione, assumendo personale in tutto il mondo e creando team distribuiti, senza la necessità di uffici fisici in ogni sede.

Creare un Digital Workplace richiede una pianificazione strategica e una comprensione approfondita delle esigenze aziendali. Il primo passo consiste nell’analizzare i flussi di lavoro esistenti e identificare le aree in cui strumenti digitali possono apportare valore, come migliorare la comunicazione, agevolare la collaborazione o semplificare la gestione dei dati.

Successivamente, è fondamentale scegliere le piattaforme giuste, selezionando i software per la collaboration, la gestione delle attività e gli strumenti di comunicazione in base alle esigenze specifiche del team e ai processi aziendali.
È molto importante prevedere piani di formazione adeguati per i dipendenti, poiché il successo del Digital Workplace dipende dalla capacità dei team di utilizzare gli strumenti in modo efficace. La sicurezza dei dati deve essere una priorità, per cui è necessario adottare misure di protezione elevate, come l’autenticazione a più fattori e i sistemi di backup.

Anche il Digital Workplace richiede un monitoraggio continuo: è consigliabile stabilire i KPI per valutare l’efficacia del nuovo ambiente digitale e per adattarlo costantemente alle nuove esigenze aziendali. Con un approccio orientato al miglioramento continuo, il Digital Workplace può evolversi insieme all’azienda, favorendo una cultura di innovazione e flessibilità.

Microsoft è uno dei leader nel settore dei Digital Workplace, grazie a una suite di strumenti progettati per supportare il Modern Work e la collaborazione a distanza. La piattaforma Microsoft 365, che include applicazioni come Teams, SharePoint e OneDrive, offre un ambiente unificato in cui i dipendenti possono comunicare, condividere documenti e collaborare in tempo reale, ovunque si trovino.
Una delle innovazioni più recenti di Microsoft è Copilot, un assistente intelligente basato sull’intelligenza artificiale generativa e integrato in applicazioni chiave come Word, Excel e Teams.

Copilot supporta gli utenti nell’automazione delle attività ripetitive e nella generazione di contenuti, aiutandoli a scrivere documenti, analizzare dati e preparare presentazioni con maggiore efficienza.

In Microsoft Teams, Copilot semplifica ulteriormente le riunioni, generando riassunti in tempo reale, elenchi di attività e persino suggerimenti di follow-up, riducendo il tempo speso in attività di basso valore. Microsoft integra soluzioni di machine learning e intelligenza artificiale avanzata per migliorare la produttività e il benessere dei dipendenti: ad esempio, con Microsoft Viva, un sistema di employee experience, i team possono accedere a risorse per la propria formazione, aumentando le competenze professionali.

La visione di Microsoft per il Digital Workplace, arricchita da strumenti come Copilot, è quella di creare un ecosistema digitale connesso e sicuro, che supporti la collaborazione, automatizzi le task ripetitive e agevoli l’innovazione, aiutando le aziende a mantenere competitività e resilienza in un mondo del lavoro in rapida evoluzione.

Copilot nasce dall’obiettivo di Microsoft di integrare l’intelligenza artificiale in modo pratico e funzionale all’interno del flusso di lavoro quotidiano. Annunciato nel 2023 come parte integrante di Microsoft 365, Copilot è stato progettato per trasformare l’esperienza lavorativa digitale grazie all’utilizzo di AI avanzata. Basato su modelli di linguaggio naturale come quelli di OpenAI, Copilot è stato progressivamente implementato in applicazioni chiave, come Word, Excel, Teams e Outlook, per aiutare gli utenti a svolgere compiti ripetitivi, creare contenuti e analizzare i dati.

Le funzionalità di Copilot spaziano dall’automazione di risposte e-mail all’elaborazione di riassunti di riunioni, dalla generazione di documenti e presentazioni alla creazione di report e analisi complesse.

In Excel, per esempio, Copilot è in grado di individuare pattern nei dati e di produrre grafici e insights utili in pochi secondi.

Uno studio di Microsoft ha rivelato che le aziende che utilizzano Copilot hanno riscontrato un aumento della produttività del 30%, e un sondaggio interno tra gli utenti che lo utilizzano ha inoltre evidenziato che Copilot ha ridotto lo stress associato alle attività ripetitive e migliorato l’engagement dei dipendenti, rendendo Copilot uno strumento chiave per il Modern Work e per un ambiente di lavoro innovativo e incentrato sulle persone.