Email archiving in Cloud: conformità normativa e maggior sicurezza in azienda

Una soluzione di e-mail archiving in cloud non solo assicura la conformità normativa, ma si rivela vantaggiosa come strategia aziendale sul medio-lungo termine. Una maggior sicurezza, efficienza e protezione da eventuali dispute legali, sono solo alcuni dei vantaggi offerti da una soluzione per l’archiviazione e la conservazione delle e-mail in cloud.

Gli archivi e-mail, fonti di informazioni preziose, sono spesso bersaglio degli attacchi informatici. Archiviando le e-mail in cloud il grado di protezione aumenta, si garantisce la crittografia e si contribuisce a mantenere le comunicazioni al sicuro da accessi non autorizzati, evitando la perdita e/o il furto di dati sensibili.

Un sistema di archiviazione in cloud permette agli utenti di accedere e recuperare le e-mail con facilità da qualsiasi luogo, garantendo la business continuity a vantaggio della produttività aziendale, in una modalità difficilmente eguagliabile con sistemi e-mail tradizionali.

Il GDPR impone alle aziende di gestire i dati personali degli utenti in modo sicuro e tracciabile. L’archiviazione in cloud aiuta a raggiungere la compliance normativa grazie a funzionalità specifiche studiate per soddisfare i requisiti di legge.

Oltre a soddisfare gli obblighi di legge, l’archiviazione delle e-mail offre numerosi vantaggi operativi:

• Miglior bilanciamento del carico sull’infrastruttura IT: archivi ordinati riducono il carico sui server e migliorano la velocità di ricerca e recupero delle informazioni.
• Riduzione dei costi IT: un carico minore sui server locali abbatte i costi di manutenzione e di upgrade hardware.
• Protezione in caso di dispute legali: un archivio e-mail immutabile può rivelarsi fondamentale in caso di dispute legali, fornendo prove incontestabili.

Le piattaforme di archiviazione email in cloud offrono potenti strumenti di ricerca che permettono agli utenti di trovare rapidamente le informazioni basandosi su parametri di ricerca avanzati, per rispondere prontamente a richieste su dati storici, informazioni legali o audit.

Utilizzando soluzioni di archiviazione nel cloud, le aziende possono ridurre la dimensione dei loro archivi attivi, aumentando la velocità di elaborazione delle email in ingresso e in uscita.

La marcatura temporale delle e-mail archiviate è un’importante misura di sicurezza che garantisce l’integrità dei dati nel tempo. Una funzione che stabilisce esattamente quando un’email è stata ricevuta o inviata, nota come “immodificabilità” dei messaggi. Queste funzionalità possono essere estese anche alle email PEC, offrendo una soluzione completa per l’archiviazione e la conservazione sicura della posta elettronica certificata.