L’evoluzione del lavoro nell’era digitale: il ruolo chiave degli strumenti di collaboration

Gli strumenti di collaboration sono diventati fondamentali per garantire continuità ed efficienza nelle attività aziendali.. La trasformazione digitale ha subito una forte spinta negli ultimi anni, prima a causa di eventi imprevisti come la pandemia e poi grazie ad un cambiamento profondo nelle modalità lavorative, con un ampio ricorso allo smart working.

In questo articolo

Il modello lavorativo che si sta affermando oggi è quello ibrido, che combina la presenza in ufficio con la possibilità di gestire l’attività lavorativa da remoto. Viene ridefinita la concezione di spazio lavorativo, che deve essere flessibile e in grado di estendersi oltre i confini fisici. Gli strumenti di collaboration, insieme a quelli per conferenze e comunicazioni digitali, offrono già tutte le funzionalità necessarie per supportare questa modalità di lavoro.

La diffusione del lavoro agile (o smart working) in Italia è attualmente stabile. Nel 2024, circa 3,55 milioni di lavoratori operavano da remoto, un numero sostanzialmente invariato rispetto al 2023 (3,58 milioni). Secondo FairPort Supply Chain, per il 2025 si prevede una crescita tra il 5 % e il 5,2 %, che porterebbe il totale a 3,75 milioni o poco più.

In questo recente articolo di Kliemt, che riprende i numeri dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, l’adozione dello smart working continua a essere trainata dalle grandi aziende (con circa 2 milioni di smart worker nel 2024, +1,6 % rispetto al 2023), mentre nelle PMI si registra una leggera fase di rientro in sede (da 570.000 a 520.000). Tra le micro-imprese e le amministrazioni pubbliche, i numeri restano pressoché costanti (rispettivamente 625.000 e 500.000 smart worker) Kliemt.

In Europa, le modalità ibride sono ormai prevalenti nelle attività che possono essere svolte da remoto. Tra il 2022 e il 2024, le posizioni completamente da remoto (full remote) sono diminuite dal 24 % al 14 %, mentre il lavoro ibrido è diventato la modalità più comune, con una quota del 44 %. (Fonte: Euronews)
E i lavoratori cosa ne pensano? I dipendenti preferiscono gli schemi flessibili: tra coloro che effettuano un lavoro ibrido o da remoto, l’84 % riferisce una maggiore produttività rispetto all’ufficio tradizionale.

Inoltre, un sondaggio del 2024 indica che una percentuale tra il 78 % e l’82 % degli impiegati preferisce modalità di lavoro flessibili — ibride o remote — supportate da strumenti cloud e collaboration digitali. (Fonte: archieapp.co. e zoetalentsolutions.com)

Con l’alternarsi di presenza fisica e lavoro da remoto, il concetto di luogo di lavoro si è notevolmente evoluto. Il concetto di “ufficio” si spinge al di fuori della definizione classica,  non più inteso come uno spazio fisso e circoscritto, ma come una realtà che si adatta alle esigenze operative dei singoli, accessibile ovunque ci sia connessione.

Anche con questo cambiamento, l’idea di team e la necessità di cooperare restano immutate. Ogni membro rappresenta un tassello essenziale del gruppo, e il valore di una squadra risiede nella capacità collettiva di superare in termini di performance ciò che i singoli potrebbero realizzare separatamente. È quindi fondamentale che il gruppo mantenga intatta la propria identità collaborativa, anche a distanza.
La comunicazione costante, la condivisione delle informazioni e il coordinamento delle attività devono continuare a funzionare senza interruzioni, con la stessa fluidità.

Gli strumenti di collaboration giocano un ruolo decisivo: favoriscono la partecipazione attiva, rendono semplice la condivisione delle idee e permettono ai team di lavorare in sinergia, anche quando ci si incontra in ambienti digitali per confrontarsi, decidere e costruire soluzioni comuni.

Nel lavoro ibrido si parla spesso di strumenti di collaboration ma dietro a questa definizione si nasconde un ecosistema ampio e variegato. Ogni soluzione presenta funzionalità e obiettivi differenti, e conoscerne le caratteristiche è essenziale per scegliere gli strumenti più adatti alle proprie esigenze operative.

• Piattaforme di team collaboration, come Microsoft Teams, progettate per facilitare la comunicazione tra i membri del team, integrare chat, file, attività e videoconferenze in un’unica interfaccia.
• Suite di produttività in cloud, tra cui spicca Microsoft 365, che non solo comprende strumenti per la gestione di documenti, email e calendari, ma integra perfettamente funzionalità collaborative attraverso Teams, OneDrive e SharePoint.
• Piattaforme di videoconferenza specializzate, utilizzate per organizzare meeting virtuali fluidi ed efficaci. Anche in questo ambito, Microsoft Teams rappresenta una soluzione completa, integrando funzioni avanzate per le riunioni, come la trascrizione automatica, il supporto di Co-Pilot e la condivisione di contenuti in real time.
• Strumenti per la gestione collaborativa dei progetti, come Asana o Microsoft Planner, utili per assegnare compiti, monitorare i progressi e coordinare il lavoro di gruppo.

A supporto di queste soluzioni software, entrano in gioco anche tecnologie hardware specifiche, essenziali sia per allestire sale riunioni moderne e funzionali che per garantire la sicurezza informatica. Videocamere in alta definizione, speaker intelligenti e pannelli di controllo contribuiscono a migliorare l’esperienza di collaborazione, rendendo l’interazione più naturale e inclusiva, anche a distanza.

Tra le soluzioni più adottate è Microsoft a distinguersi per completezza e integrazione, offrendo strumenti pensati per una collaborazione fluida, scalabile e sicura.

L’ufficio si evolve e in direzione sempre più “mobile”, di pari passo all’utilizzo degli strumenti di collaboration. Strumenti rappresentano l’evoluzione naturale delle classiche app di messaggistica e delle piattaforme di comunicazione utilizzate in passato, adattandosi perfettamente alle esigenze del lavoro ibrido e distribuito, disponili su diversi device. Le aziende che adottano in modo strategico queste tecnologie possono beneficiare di numerosi vantaggi, tra cui:

• Aumento della produttività, grazie alla possibilità di collaborare in tempo reale ovunque ci si trovi.
• Maggiore efficienza operativa, riducendo tempi di risposta e ottimizzando i flussi di lavoro.
• Riduzione dei costi, soprattutto legati alla logistica, agli spazi fisici e agli spostamenti.
• Sicurezza dei dati, attraverso piattaforme che garantiscono protezione delle informazioni e rispetto delle normative.
• Maggiore coinvolgimento delle persone, con strumenti che favoriscono la partecipazione attiva e la motivazione.
• Attrazione e fidelizzazione dei talenti, offrendo modalità di lavoro flessibili, moderne e più in linea con le aspettative dei professionisti di oggi.

La varietà di soluzioni disponibili sul mercato può però creare frammentazione: strumenti diversi, formati differenti, funzionalità spesso sovrapposte. Per evitare inefficienze, la scelta migliore è orientarsi verso piattaforme integrate che uniscano funzioni di collaborazione e comunicazione in un unico ambiente.

Microsoft Teams è un esempio concreto di questa integrazione: una suite completa che consente a team e professionisti di comunicare, condividere documenti, gestire progetti, partecipare a videoconferenze e scambiare messaggi istantanei senza interruzioni, da qualsiasi dispositivo.

Il suo punto di forza è la coerenza dell’esperienza utente, che rimane fluida e uniforme sia da desktop che da dispositivi mobili, come smartphone e tablet.
Anche se le esigenze operative possono variare da persona a persona, una cosa è certa: ogni dipendente ha bisogno di strumenti di collaborazione efficaci. E quanto più questi strumenti sono semplici da usare e ben integrati tra loro, tanto più aumentano le probabilità di raggiungere con successo gli obiettivi aziendali.

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