Gestione front office: come si risparmia con una soluzione digitale

Il periodo incerto che stiamo vivendo ha costretto imprese, lavoratori e consumatori a riconsiderare le proprie abitudini e a rivedere le routine. Il mondo del lavoro sta subendo una profonda trasformazione, con dipendenti sempre più operativi da remoto (quando possibile), così come del resto la maggior parte degli studenti che segue ormai da tempo le lezioni in modalità DaD (Didattica a Distanza).

Anche la gestione front office può subire trasformazioni per assecondare queste tendenze, soprattutto attraverso le nuove soluzioni digitali (o con un’app). Questi strumenti permettono l’accesso alle strutture a chi non può esimersi dal presenziare sul luogo di lavoro con un processo totalmente automatizzato.

Tanti sono i risparmi, in primo luogo di denaro e ambientale. Il risultato? Maggiore potenziale da investire per guardare al futuro con un occhio alla sostenibilità.

Risparmio di denaro con la gestione front office digitale

Diverse sono le opportunità che le soluzioni digitali aprono sul versante economico. Seppure non tangibili nell’immediato, nel lungo periodo possono portare ad un risparmio considerevole. Sappiamo infatti che contenere le uscite economiche può significare in alcuni casi la stessa sopravvivenza dell’azienda.

Con una gestione front office al passo coi tempi, ad esempio attraverso l’impiego di software e app mobile per la reception virtuale, è possibile snellire il lavoro di segreteria grazie all’automazione completa degli accessi. Infatti, se prima era sufficiente una sola presenza in grado di registrare manualmente gli accessi, fornire informazioni di varia natura e così via, oggi, e almeno finché l’emergenza sanitaria non sarà terminata, è necessario allocare più risorse che siano dedite anche alla misurazione della temperatura, alla verifica del corretto utilizzo dei DPI e alla distribuzione degli stessi. Grazie alla maggiore efficienza, la reception virtuale alleggerisce l’azienda da tale pressione.

In media, si stima un risparmio fino a 30.000 euro sui costi del front office.

Oltre il profitto: risparmio ecologico e sostenibilità

Un altro tipo di risparmio dal risvolto ambientale è quello relativo all’utilizzo della carta. In particolare, utilizzare la carta per riempire moduli e firmare documenti, obbligatori negli accessi non automatizzati, porta a due svantaggi:

– si corre il rischio che i dati non siano tutelati adeguatamente nel rispetto del GDPR;

– si spreca una quantità di carta enorme che ha inevitabilmente costi superiori, anche ecologici, sul lungo termine.

La conseguenza è anche limitare lo spreco di una quantità importante di acqua. Basti pensare che per produrre una tonnellata di carta, servono ben 440 mila litri.

Si tratta di un volume di risparmio che non può essere trascurato, a cui si sommano anche ulteriori risvolti positivi. Ad esempio, con la nuova soluzione, i documenti saranno sempre disponibili in formato digitale. Dati e report possono essere consultati in cloud anche durante le emergenze, sia dal personale interno all’azienda, ma anche da risorse autorizzate come il Responsabile della Sicurezza. Il tutto ovviamente, ben protetto dalle norme imposte dal GDPR.

Adottare soluzioni digitali per la gestione del front office non è dunque solo un metodo alternativo che permette grandi risparmi. Si tratta anche di un comportamento consapevole volto a migliorare aspetti organizzativi su più fronti: economici, ecologici e normativi, importanti per tutte le imprese che desiderano rimanere al passo con i tempi.