Gestione delle flotte: la guida completa

In questo articolo

Nel panorama attuale, caratterizzato da continue innovazioni tecnologiche e da una crescente attenzione verso la riduzione dei costi, l’efficienza operativa e la sostenibilità, la corretta gestione delle flotte assume un ruolo critico per le aziende e in particolare per chi si occupa di trasporti e logistica.

Questa guida intende fornire una panoramica completa sulle strategie e sulle tecnologie più recenti nel campo del fleet management, offrendo a fleet manager e responsabili delle flotte alcune informazioni e spunti utili che possano contribuire ad ottimizzare il loro lavoro.

La gestione delle flotte è un insieme di attività, metodi e tecnologie utilizzati dalle aziende per mantenere efficienti, tracciare e gestire i veicoli utilizzati da dipendenti e collaboratori.

Il fleet management comprende non solo la ricerca e l’acquisto dei veicoli, ma anche la gestione dei costi operativi, la sicurezza dei conducenti, la manutenzione, l’ottimizzazione dei percorsi, il rispetto e l’adeguamento alle normative vigenti.

L’obiettivo principale di un fleet manager? Massimizzare l’efficienza e la produttività, riducendo al contempo i costi e l’impatto ambientale.

L’evoluzione tecnologica ha reso disponibili una vasta gamma di strumenti per la gestione delle flotte, e oggi è possibile effettuare un monitoraggio più preciso ed efficiente dei veicoli aziendali.

Tra gli strumenti principali che non dovrebbero mancare nella “cassetta degli attrezzi” di un fleet manager c’è un buon software di gestione delle flotte.

Perché non gestire la propria flotta tramite un semplice file Excel? Leggi il nostro articolo e scopri perché non conviene affidarsi ad uno strumento “fai da te” per la gestione della flotta.

Un software professionale si distingue per la sua capacità di integrare diverse funzionalità: tra le principali troviamo il monitoraggio dei veicoli in tempo reale tramite GPS, l’analisi dei dati relativi ai tragitti, la manutenzione preventiva, il calcolo del TCO, la gestione delle auto in pool, il calcolo delle emissioni di CO2 e l’assegnazione delle auto a minor impatto ambientale in caso di auto condivise.

Dotarsi di un software per la gestione delle flotte significa modificare il proprio approccio al fleet management.
Come sceglierlo dipende da vari fattori: il numero di veicoli, le specifiche esigenze operative e il budget disponibile. È fondamentale optare per una soluzione che offra un’interfaccia intuitiva, l’integrazione con i sistemi esistenti e la possibilità di generare report preimpostati e personalizzabili.

Un software di fleet management dovrebbe essere modulare, offrire una gestione completa della flotta e permettere ai fleet manager di prendere decisioni informate basate sui dati. La capacità di monitorare i veicoli in tempo reale, pianificare la manutenzione preventiva e ottimizzare percorsi e stili di guida, ha trasformato radicalmente il modo in cui le flotte vengono gestite.

Tracciamento GPS e telemetria veicolare: il tracciamento GPS non si limita solo a localizzare i veicoli; grazie ai dati di telemetria, è possibile raccogliere informazioni preziose sul comportamento dei conducenti, sull’utilizzo del carburante e sulle condizioni del veicolo, contribuendo a migliorare la sicurezza e l’efficienza.

Manutenzione preventiva dei veicoli: implementare un programma di manutenzione preventiva è fondamentale per prevenire guasti e prolungare la vita utile dei veicoli. L’utilizzo di un software aiuta a pianificare questi interventi in base all’utilizzo effettivo dei veicoli, riducendo i tempi di fermo e i costi associati.

L’adozione di queste tecnologie non solo migliora la gestione operativa, ma contribuisce anche a una maggiore sostenibilità delle pratiche aziendali, un aspetto sempre più importante per le aziende che adottano politiche green.

L’impatto della tecnologia sulla gestione delle flotte: dati e statistiche

L’evoluzione tecnologica ha giocato un ruolo strategico nella gestione delle flotte: i miglioramenti sono significativi in termini di efficienza operativa, sicurezza e sostenibilità.

Qual è l’impatto della tecnologia software in termini di efficienza? Alcuni dati e statistiche rilevati da studi di settore ci aiutano a capire meglio quanto un gestionale per la gestione della flotta possa fare la differenza.

Riduzione dei costi operativi: l’impiego di software con funzioni avanzate ha portato a una riduzione media dei costi operativi fino al 15%, principalmente grazie all’automatizzazione dei processi ripetitivi, all’abbattimento dei costi amministrativi, all’implementazione di task per l’ottimizzazione delle risorse.

Aumento della sicurezza stradale: l’uso della telemetria e del tracciamento GPS ha contribuito a ridurre gli incidenti stradali legati alle flotte aziendali del 20%, grazie alla possibilità di monitorare i comportamenti durante la marcia, analizzare gli stili di guida ed intervenire tempestivamente sui driver, consigliando pratiche più sicure al volante e integrando progetti di training e formazione.

Efficienza nei consumi di carburante: le aziende che implementano tecnologie avanzate per la gestione dei tragitti (come, ad esempio, la selezione del miglior veicolo disponibile nel caso di auto in car pooling) e per il monitoraggio dei consumi, hanno registrato riduzioni dei costi fino al 10%, contribuendo significativamente ad una minor emissione di CO2.

Parallelamente, le normative ambientali stanno diventando sempre più stringenti, spingendo le aziende a rivedere le proprie politiche di gestione delle flotte. La transizione verso veicoli a basse emissioni o completamente elettrici sta accelerando grazie ad incentivi governativi e alla crescente pressione sociale. In questo contesto, la rilevazione dei dati di telemetria gioca un ruolo fondamentale, offrendo informazioni preziose per ottimizzare l’uso del carburante e ridurre l’impronta ecologica dei veicoli.

Sei un fleet manager e stai cercando una soluzione per la gestione del parco auto?

Secondo l’ultimo report “Fleet Sustainability Ranking by Industry” di Lease Plan:

• i trasporti sono il fattore che contribuisce maggiormente ad una crescita rapida del cambiamento climatico, di cui il trasporto su strada rappresenta circa il 20% delle emissioni di biossido di carbonio nella sola UE.
• il 50% dei veicoli in circolazione oggi sono stati immatricolati dalle aziende. Le imprese sono quindi coinvolte in larga parte nel guidare la transizione verso un’economia più sostenibile nei sistemi di trasporto.
• il passaggio a una flotta a basse emissioni è uno dei modi più semplici con cui le aziende possono ridurre le emissioni complessive e per contribuire ad affrontare il cambiamento climatico.

L’adozione di tecnologie innovative e l’implementazione di best practice in questo campo possono fare una grande differenza:

• Veicoli elettrici e ibridi: la transizione verso veicoli a basso impatto ambientale è una delle strategie più efficaci per ridurre le emissioni. I veicoli elettrici (EV) e ibridi (HEV) emettono meno CO2 rispetto ai tradizionali veicoli a combustione e dovrebbero essere privilegiati per gli acquisti futuri. 
• Politiche aziendali green: implementare politiche aziendali che incentivino l’uso di veicoli ecologici, fornendo stazioni di ricarica per veicoli elettrici e premiando i dipendenti che adottano comportamenti di guida sostenibili e a basso impatto. 
  Seguendo queste linee guida, le aziende possono non solo contribuire significativamente a inquinare meno ma anche a rafforzare la propria immagine e conformarsi alle normative ambientali, ottenendo allo stesso tempo un risparmio economico a lungo termine.

Dalle rilevazioni del Centro Studi Auto Aziendali, nel 2017 nelle flotte italiane il 94% delle auto era costituito da modelli a gasolio mentre nel 2023 l’alimentazione diesel è scesa al 68%. Le auto ibride sono invece passate dal 2017 al 2023 dal 2% al 15%, mentre le elettriche, che dovrebbero diventare l’unica possibile soluzione a partire da 2035, sono passate dall’1% al 4%.

Manutenzione preventiva: la manutenzione basata sui dati reali di utilizzo dei veicoli ha permesso di ridurre i tempi di fermo operativo fino al 25%, migliorando sia la disponibilità dei veicoli che l’affidabilità dei mezzi. Questi dati evidenziano come l’integrazione di tecnologie avanzate nella gestione delle flotte non sia solo una questione economica ma rappresenti anche un fattore chiave per raggiungere maggior sicurezza “on the road”.

Una gestione flotte efficace offre numerosi vantaggi che possono trasformarsi in benefici competitivi per le aziende.

Ottimizzazione dei percorsi: una delle principali voci di spesa per le aziende con una flotta di veicoli importante riguarda il carburante, che spesso rappresenta un costo notevole. Selezionando i percorsi più efficienti, è possibile ridurre il consumo di carburante, con tempi di consegna, servizio e spostamento più rapidi.

La sicurezza è un altro aspetto critico. Implementare pratiche di gestione avanzate non solo migliora sia la sicurezza dei conducenti che quella globale, ma assicura anche che l’azienda rispetti le normative vigenti:

• Sicurezza dei conducenti: programmi di formazione e sistemi avanzati di assistenza alla guida (ADAS – Advanced Driver Assistance System) possono ridurre il rischio di incidenti, proteggendo i conducenti e riducendo i costi legati agli infortuni e ai danni ai veicoli.
• Conformità normativa: restare aggiornati sulle leggi e sui regolamenti ambientali in continuo cambiamento è fondamentale. L’utilizzo di software di gestione delle flotte può facilitare questo compito, impostando alert e car policy adeguate, garantendo che i veicoli siano sempre conformi, evitando multe e sanzioni.
• Gestione dei rischi: la capacità di monitorare in tempo reale la posizione e lo stato dei veicoli consente una risposta rapida in caso di incidenti o altre emergenze, mitigando i rischi associati a driver in difficoltà e veicoli in situazioni di pericolo.

I responsabili delle flotte e i loro team svolgono quindi un ruolo fondamentale all’interno delle aziende che fondano il proprio business su una mobilità efficace dei veicoli. Com’è facilmente intuibile, i team sono responsabili di una serie di compiti fondamentali che vanno ben oltre il semplice buon funzionamento dei veicoli.

• Pianificazione e acquisto veicoli: selezionare i veicoli più adatti alle esigenze aziendali, tenendo conto dell’efficienza, del costo e della sostenibilità.
• Corretta manutenzione: assicurare che tutti i veicoli siano mantenuti in condizioni ottimali, pianificando la manutenzione preventiva per minimizzare i fermi e garantire la sicurezza.
• Gestione logistica: ottimizzare i percorsi e garantire che le consegne o gli spostamenti siano effettuati nel modo più efficiente possibile.
• Conformità normativa: assicurarsi che la flotta rispetti tutte le normative vigenti, inclusi gli standard di sicurezza e ambientali.
• Monitoraggio del TCO: il calcolo del TCO (Total Cost of Ownership) è molto importante nella valutazione dell’impatto della flotta sui costi complessivi dell’azienda.

La gestione delle flotte trova applicazione in un’ampia gamma di industrie e settori, ognuno con peculiarità e sfide specifiche. Tra i principali troviamo:

• Aziende di logistica e trasporto merci: il settore dove l’efficienza della gestione della flotta ha l’impatto maggiore e può significare la differenza tra profitto e perdita. 
  Secondo Il Sole 24 ORE la logistica, tra attività di trasporto e magazzinaggio, conta in Italia 1,16 milioni di occupati e genera un valore di 92,7 miliardi di euro, pari al 5,41% del PIL. Oltre metà degli occupati lavora nel trasporto terrestre. Nella classifica Leader della crescita 2024 Sole 24 Ore-Statista le aziende di logistica e trasporto sono il 4,8% del totale (24 su 500). Tra i profili altamente ricercati c’è proprio quello del fleet manager.
• Aziende per il trasporto passeggeri: inclusi servizi di trasporto pubblico, aziende di noleggio con conducente e servizi shuttle, dove la puntualità e la sicurezza sono fondamentali.
• Servizi di emergenza: la gestione di veicoli speciali come ambulanze, mezzi dei vigili del fuoco e polizia, richiede la massima affidabilità e tempi di risposta rapidi.
• Servizi pubblici: ad esempio, la gestione dei mezzi per la raccolta dei rifiuti, dei mezzi per la manutenzione delle strade, dove la pianificazione e la copertura dei tragitti sul territorio sono fondamentali.
• Settore edile ed industria estrattiva: dove vengono impiegati veicoli pesanti che richiedono una gestione puntuale, per massimizzare l’efficienza e garantire la sicurezza nei cantieri.

Ciascuno di questi settori presenta obiettivi diversi per le proprie flotte, dall’ottimizzazione dei percorsi alla manutenzione di veicoli specializzati, dimostrando l’importanza di soluzioni su misura che possano adattarsi a diverse esigenze operative.

Per diventare veramente preziosi, i dati necessitano di un’attenzione costante: devono essere accuratamente tracciati, gestiti con cura, puliti, salvaguardati e arricchiti lungo tutto il loro ciclo di vita.

Questo processo è fondamentale per trasformare semplici dati in informazioni significative e decisionali. In questo contesto, emerge l’importanza di tecnologie innovative, come i sistemi di edge computing, che rivestono un ruolo cruciale nell’ottimizzare l’uso dell’Intelligenza Artificiale e del Machine Learning per le flotte.

Questi sistemi permettono di elaborare i dati critici direttamente all’interno del veicolo, garantendo così la condivisione sul cloud solo delle informazioni più rilevanti e meno sensibili. Questa strategia non solo migliora l’efficienza e la sicurezza dei dati ma apre anche la strada a una gestione più intelligente, rendendo ogni decisione più informata e tempestiva.

FleetUP è il software per la gestione della flotta auto aziendale sviluppato da Infor, una soluzione avanzata di gestione del parco auto creata a partire dalle esigenze dei Fleet Manager, oggi anche con funzionalità Green e altamente personalizzabile. Tra le funzioni principali di FleetUP:

• Gestione carburante e telepass, con possibilità di ripartizione automatica dei costi
• Gestione dei contratti, delle scadenze e delle manutenzioni
• Amministrazione multe, sinistri, assicurazioni e tasse
• Profilazione utenti con assegnazione privilegi in base al ruolo
• Monitoraggio scadenze temporali e scadenze chilometriche per veicoli a noleggio
• Gestione carte carburanti e fringe benefit
• Geolocalizzazione con alert in tempo reale
• Ottimizzazione dei percorsi
• Collegamento con locker chiavi
• Gestione auto in pool