Ottimizzare la gestione del parco auto aziendale: consigli e soluzioni pratiche

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Una corretta gestione del parco veicoli è fondamentale per il successo complessivo di qualsiasi azienda che sia dotata di una flotta aziendale con un elevato numero di veicoli. 
Grazie alle numerose tecnologie e ai servizi disponibili oggi, i fleet manager e le figure in azienda che si occupano di gestire il parco veicoli (responsabili flotte, mobility manager, ecc.), hanno l’opportunità di migliorare diversi aspetti della gestione strategica e dell’operatività quotidiana.

Come fare per scegliere le soluzioni giuste che rappresentino davvero un investimento valido?

Prima di tutto, è importante comprendere le esigenze specifiche dell’azienda e gli obiettivi che si desiderano raggiungere. Con la rapida evoluzione dei modelli di business, i trend di mercato e le costanti modifiche normative, è necessario restare sempre aggiornati sulle best practice di gestione del parco auto.

Sei un fleet manager? Inizia da questi 4 step!

Analisi dei bisogni aziendali – Effettua un’analisi approfondita dei bisogni della tua azienda. Quali sono le attività svolte e in quali territori? Quali sono le mansioni dei dipendenti che utilizzano i veicoli aziendali? Questa fase è importante per identificare con precisione le tue necessità e gli obiettivi, per poi delineare una strategia vincente.

Definizione della Car Policy – Prima ancora di creare la lista veicoli, è importante stabilire una politica aziendale chiara per i conducenti. La Car Policy è un documento fondamentale che stabilisce le regole sull’utilizzo dei veicoli aziendali. È come una mappa che indica il percorso giusto da seguire per assicurare un viaggio sempre sicuro in ambito aziendale. Definendo politiche e procedure relative ai mezzi aziendali, la car policy ha un impatto diretto sui costi aziendali ed è la bussola che guida l’azienda verso una mobilità efficiente.
Questo documento definisce le regole e le procedure relative all’uso dei veicoli aziendali, inclusi acquisti, noleggi, raccolta dati e programmi di manutenzione.

Miglioramento della sicurezza della flotta – La sicurezza dei veicoli aziendali dovrebbe essere una priorità assoluta. Investire in partner specializzati e professionisti qualificati aiuta a garantire un controllo e una manutenzione adeguati della flotta, riducendo i rischi e aumentando il livello di sicurezza sulle strade.

Analisi approfondita dei dati – Raccogliere e analizzare dati sulla flotta è essenziale per monitorare le prestazioni e identificare opportunità di miglioramento. Utilizzare tecnologie come la telemetria può fornire dati preziosi per ottimizzare l’utilizzo dei veicoli e ridurre i costi operativi.

• Elabora una Car Policy Aziendale: stabilisci una car policy chiara e dettagliata che regoli l’uso dei veicoli aziendali, dalle fasi di manutenzione a quelle di acquisto di nuovi mezzi. Un’operatività fluida e la conoscenza dei passaggi operativi da parte di tutto il personale permettono di evitare inutili perdite di tempo, rendendo più chiara ed efficace la comunicazione interna.
• Comunica la Car Policy ai conducenti: assicurati che i conducenti conoscano e rispettino le regole, e se possibile, organizza sessioni di formazione per effettuare test e reminder periodici. Avere una flotta guidata da driver responsabili e formati aumenta l’efficacia della flotta.
• Monitora il TCO (Total Cost of Ownership): analizza tutte le spese legate alla gestione del parco auto per avere tutto sotto controllo e sviluppare strategie efficaci di miglioramento costante.
• Gestisci i consumi di carburante: monitorare i consumi di carburante e utilizzare veicoli ecologici per ridurre le emissioni, significa ridurre i costi e contribuire a diminuire l’inquinamento atmosferico. Ottimizzare la spesa per il carburante è un aspetto fondamentale da considerare nella gestione delle flotte aziendali: dalla scelta delle stazioni di rifornimento agli stili di guida inefficaci fino alla scarsa manutenzione, ci sono molte strade che possono portare ad un consumo eccessivo di carburante. Identificarle è il primo passo per ottimizzare l’efficienza e ridurre i costi.
• Utilizza software dedicati al fleet management: i software dedicati alla gestione del parco auto permettono di semplificare la gestione documentale, programmare le manutenzioni, scegliere il miglior veicolo disponibile in base ad algoritmi sofisticati e analizzare la maggior parte dei parametri utili a ridurre i costi complessivi della flotta.

La TCO si riferisce alla Total Cost of Ownership, il costo totale della proprietà di un veicolo e comprende:

• Costi relativo all’ammortamento
• Consumo di carburante
• Costi di assicurazione
• Costi per manutenzioni ordinarie e straordinarie
• Costi finanziari
• Costi per tassa di proprietà
• Costi di management

Il monitoraggio della TCO è una delle voci più importanti per prendere decisioni strategiche e consapevoli, mettendo il Fleet Manager nella condizione ottimale per stilare una corretta Car List, ovvero la scelta dei veicoli più adatti ad un determinato cluster di utilizzatori in relazione alle reali necessità.

Dai priorità alla manutenzione preventiva: prevenire i fermi operativi e i guasti è fondamentale per garantire continuità nello svolgimento del lavoro. Programmi che prevedano l’ispezione e la manutenzione dei veicoli in modo regolare (come ad esempio cambi olio, controlli delle gomme e del sistema frenante) consentono di:

• ridurre il rischio di guasti costosi
• accorpare le scadenze degli interventi
• limitare il numero di fermi per guasti improvvisi e casuali
• garantire maggiore efficienza per lunghi periodi
• minimizzare le interruzioni programmate
• ritardare l’obsolescenza del proprio parco mezzi
• mantenere efficiente la flotta aziendale, diminuendo l’impatto ambientale

La tua flotta prevede l’utilizzo di veicoli in pool? Condividi i veicoli tra più persone per ottimizzare i consumi e ridurre i costi. Grazie alla geolocalizzazione GPS del veicolo e alla visualizzazione dei percorsi frequenti è possibile ottimizzare la gestione delle auto in pool.

Cosa significa gestire le auto in pool?
Con l’espressione Car Pooling si intende l’uso condiviso dei veicoli tra due o più persone che devono percorrere uno stesso itinerario, in toto o anche parzialmente. In questo modo è possibile ottimizzare sia i consumi di carburante che risparmiare sull’usura dell’intero parco auto, oltre a ridurre l’impatto in termini di CO2 e contenere le spese del pedaggio autostradale.

Investire nella gestione ottimizzata del parco auto aziendale è fondamentale per migliorare la sicurezza, la produttività e la sostenibilità del tuo business. Con soluzioni avanzate e pratiche consapevoli, puoi mantenere la tua flotta competitiva sul mercato e contribuire al successo della tua azienda.

Dotarsi di un software di fleet management che ottimizzi la gestione della flotta permette di svolgere le attività di monitoraggio con un approccio olistico: dai costi fissi dell’acquisto o del noleggio dell’auto aziendale alle spese imputabili allo stile di guida, fino ad arrivare alla determinazione dei percorsi migliori in termini di emissione di CO2.

FleetUP è il software per la gestione della flotta auto aziendale sviluppato da Infor, una soluzione avanzata di gestione del parco auto creata a partire dalle esigenze dei Fleet Manager, oggi anche con funzionalità Green e altamente personalizzabile.

Tra le funzioni principali di FleetUP:

• Gestione carburante e telepass, con possibilità di ripartizione automatica dei costi
• Gestione dei contratti, delle scadenze e delle manutenzioni
• Amministrazione multe, sinistri, assicurazioni e tasse
• Profilazione utenti con assegnazione privilegi in base al ruolo
• Monitoraggio scadenze temporali e scadenze chilometriche per veicoli a noleggio
• Gestione carte carburanti e fringe benefit
• Geolocalizzazione con alert in tempo reale
• Ottimizzazione dei percorsi
• Collegamento con locker chiavi
• Gestione auto in pool

Sei un fleet manager e stai cercando una soluzione per la gestione del parco auto?