La registrazione dei visitatori in azienda ora è smart e digitale

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La registrazione dei visitatori è fondamentale per monitorare non solo il numero ma la tipologia e la funzione professionale dei soggetti presenti in azienda e permette di avvisare il personale addetto in caso di emergenza, oltre ad identificare velocemente l’area nella quale potrebbero trovarsi i visitatori all’interno dell’edificio.

Il registro visitatori si rivela quindi uno strumento indispensabile per qualsiasi azienda che voglia tenere traccia degli accessi alla propria sede ed avere a disposizione i dati delle persone presenti nella struttura.

Tra le figure che frequentano periodicamente un’impresa, ad esempio di medie dimensioni, potremmo infatti facilmente elencare:

• clienti
• manutentori esterni
• addetti al vending
• consulenti
• agenti di commercio
• candidati alle selezioni
• ospiti di un evento

Come avviene la registrazione dei visitatori in azienda oggi? Un registro presenze cartaceo è il metodo più semplice per raccogliere i dati ma presenta numerosi limiti come:

• elenco dei dati esposto quotidianamente a tutte le persone che transitano in azienda
• utilizzo e spreco di carta
• immagine aziendale spesso non in linea con i valori e la comunicazione dell’impresa
• difficoltà nel reperire velocemente le informazioni

Un registro visitatori digitale per il controllo accessi tramite app o software presenta numerosi vantaggi come la consultazione veloce degli ingressi, una diminuzione di costi e tempi, maggior sicurezza, la possibilità di essere integrato con sistemi informatici già presenti in azienda e un’estrema versatilità in occasione di eventi ospitati in azienda.

Sei interessato ad implementare il tracciamento dei visitatori nella tua azienda?

WelcomeUP è la soluzione ideale per chi vuole automatizzare i punti di accesso e uscita in azienda ed avere un servizio completo e rivoluzionario in fatto di controllo e gestione del front office.

Tramite un registro visitatori digitale è possibile avere a disposizione un quadro completo delle presenze degli ospiti in azienda e in caso di emergenze o al verificarsi di incidenti, è possibile reperire in tempo reale l’elenco dei soggetti presenti all’interno delle aree. L’accesso al database può essere inoltre consultato anche da personale non presente all’interno della struttura, come ad esempio da un responsabile sicurezza esterno.

Grazie ad una reception digitale è possibile velocizzare e semplificare il lavoro in front office: l’utente si registra in autonomia e genera un risparmio immediato sui costi di gestione della reception, abbattendo anche i tempi necessari per la registrazione.

Il registro visitatori digitale è in grado di fornire regolarmente report personalizzati relativi agli accessi in azienda, tenendo traccia degli incontri tra personale interno e visitatori, archiviando i dati in ottemperanza alla Normativa Europea sul trattamento dei dati personali.

Il registro visitatori è uno strumento di fondamentale importanza per la sicurezza in azienda, ma solleva anche interrogativi importanti sulla protezione dei dati personali. Privacy e sicurezza dei dati sono sempre di più al centro dell’attenzione ed è necessario valutare attentamente quali informazioni raccogliere e come gestirle, per non infrangere le normative vigenti in materia di protezione dei dati, come il GDPR.
Se pensiamo al classico registro cartaceo presso l’ingresso o la reception dell’azienda, qualsiasi visitatore può leggere nome, cognome e firma di tutti coloro che si sono precedentemente registrati, entrando in possesso di informazioni sensibili.

Il concetto di minimizzazione dei dati rappresenta uno dei principi fondamentali stabiliti dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea: implica che dovrebbero essere raccolte solo le informazioni strettamente necessarie.

• Limitazione della raccolta: ad esempio, la richiesta di firma o di una copia del documento di identità del visitatore dovrebbe essere valutata in base alla reale necessità, se l’unico scopo del registro è verificare la presenza di visitatori esterni in caso di emergenza.
• Periodo di conservazione ridotto: i dati personali devono essere cancellati o resi anonimi una volta che non sono più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti. Ciò significa che le aziende devono definire e rispettare politiche di conservazione dei dati chiare.
• Riduzione dell’accessibilità: limitare l’accesso ai dati personali ai soli soggetti che hanno una necessità legittima di accedervi per motivi lavorativi, aumentando così la protezione e riducendo il rischio di violazioni.

L’attuazione efficace del principio di minimizzazione contribuisce a costruire la fiducia tra le parti interessate, riducendo i rischi correlati alla sicurezza e assicurando la conformità alle normative sulla protezione dei dati personali.

Ci sono invece casi in cui la verifica dell’identità dei visitatori diventa imperativa: in aziende che operano in settori con criteri di sicurezza elevati, la raccolta di informazioni dettagliate, come ad esempio un documento d’identità, è giustificata da reali necessità operative.
Oltre alla firma e alla copia del documento di identità, altri dati come l’orario di entrata e uscita, la restituzione del badge e, in alcuni casi, la foto del visitatore, possono essere raccolti per garantire una gestione efficace della sicurezza.

L’introduzione di un registro dei visitatori implica una serie di obblighi amministrativi: aggiornare il registro dei trattamenti, definire i tempi di conservazione dei dati, identificare le modalità di eliminazione dei dati e predisporre un’informativa chiara per i visitatori sul trattamento dei loro dati personali.

Un registro elettronico dei visitatori deve essere in grado di soddisfare le rigide normative imposte dal Garante della Privacy, del GDPR e garantire la sicurezza degli ospiti.

Leggi l’articolo di Federprivacy sul trattamento dei dati personali nel registro visitatori

Una reception virtuale interagisce facilmente con i sistemi in essere, rendendo semplice l’integrazione con software già acquistati e utilizzati dall’azienda.

WelcomeUP è la soluzione ideale per le aziende che vogliono automatizzare i punti di accesso e uscita in azienda, ed ottenere un servizio completo e rivoluzionario in termini di controllo e gestione del front office.

Con WelcomeUP è possibile ottenere una gestione evoluta degli eventi, con controllo e registrazione dei partecipanti, insieme a un monitoraggio costante delle presenze e alla realizzazione di report specifici.

Tra le caratteristiche principali:

• Accesso facilitato per agenzie di comunicazione
• Report delle presenze
• Badge personalizzabile con indicazioni per l’evento
• Gestione partecipanti tramite smartphone

La distribuzione delle credenziali Wi-Fi ai visitatori avviene grazie a username e password Wi-Fi dedicata per ogni visitatore. Questo approccio migliora la sicurezza informatica in azienda, grazie a credenziali valide solo durante la permanenza del visitatore. In caso di necessità è inoltre possibile effettuare un’analisi forense rispettando le normative in vigore.

WelcomeUP è in grado di effettuare il riconoscimento delle targhe, utile a confermare l’ingresso e l’arrivo degli ospiti in azienda, grazie all’integrazione con sistemi di controllo accessi di terze parti è possibile abilitare i comandi da remoto per apertura varchi, porte e tornelli in fase di check-in o check-out.
WelcomeUP può inoltre effettuare l’erogazione automatica di tessere o di badge RF tramite dispositivo dedicato in caso di necessità.

WelcomeUP si integra con le piattaforme esistenti in azienda per la gestione degli utenti e l’unified collaboration, abilitando la sincronizzazione del database contatti dell’azienda per la registrazione dei consulenti.

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