Gestire la flotta aziendale con excel conviene?

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Gestire la flotta aziendale utilizzando excel?
La gestione di una flotta aziendale è una sfida complessa che richiede una visione olistica e strumenti adeguati. Alcune aziende o Fleet Manager, potrebbero inizialmente optare per l’utilizzo di fogli di calcolo come Excel per gestire i dati della flotta, ed accorgersi presto che ci sono diverse criticità associate a questa soluzione.

L’utilizzo di Microsoft Excel per la gestione degli automezzi aziendali, sebbene possa sembrare una soluzione immediata e flessibile, presenta alcuni limiti che potrebbero diminuire l’efficienza operativa, generare dati poco precisi e la fruibilità complessiva dello strumento nel medio-lungo periodo.

• Inserimento manuale dei dati 
  Ogni singolo dato deve essere caricato manualmente o importato da altri file tramite formule o compilazione manuale, aumentando il rischio di errore in fase di aggiornamento o modifica delle celle.
  Questo processo, oltre a richiedere un notevole investimento di tempo, può generare errori a cascata che possono compromettere l’integrità e la correttezza di tutte le informazioni successive.

• Visione limitata e parziale
  Un foglio Excel difficilmente può offrire una visione d’insieme completa dei costi, del risparmio complessivo e dei dati specifici della flotta. La mancanza di una visione globale e di informazioni dettagliate può ostacolare la capacità dei fleet manager nel prendere decisioni informate.

• Lentezza dell’applicativo a causa di una grande quantità di dati 
  Con un volume significativo di dati, Excel può diventare lento e inefficiente, oltre a rendere difficoltosa la consultazione di un numero elevato di righe e colonne.

• Limitazioni per collaboration e accesso da remoto 
  In mancanza di veri e propri strumenti di collaboration, Excel non permette interventi simultanei da parte di più utenti o da diverse postazioni. La mancanza di funzionalità di collaborazione in tempo reale e di accesso remoto limita la flessibilità operativa.

• Mancanza di rilevazioni in tempo reale, avvisi e notifiche
  Un buon software di fleet management permette di impostare avvisi e notifiche in tempo reale in base a parametri personalizzabili. Una gestione basata su excel non rileva né segnala eventuali errori, aumentando il rischio di prendere decisioni su dati errati.

• Scarso adattamento a tecnologie responsive 
  Un file Excel non si adatta facilmente a schermi di smartphone e tablet, rendendo difficoltosa la visualizzazione in situazioni in cui l’accesso tramite laptop non è consentita.

Come superare queste criticità?
Una transizione verso soluzioni software dedicate per la gestione della flotta porta una serie vantaggi per il fleet manager:

• automazione dei processi
• maggior sicurezza dei dati
• collaborazione e invio dati in tempo reale
• integrazione con architettura software aziendale o altre applicazioni

I dati come risorsa per elevare le prestazioni della flotta

I dati della tua flotta rappresentano un patrimonio digitale di valore inestimabile per l’azienda. Dalla localizzazione dei veicoli al consumo di carburante, dallo stile di guida degli autisti alle schede di manutenzione, la quantità di informazioni generata da vetture e automezzi è enorme.
Sfruttare in modo efficace questi dati può incidere significativamente non solo sulle prestazioni complessive ma anche ottimizzare in modo efficace il costo di ogni singola risorsa.

Quali sono le principali funzioni di un gestionale per il parco auto rispetto ad utilizzare un file excel?

• Localizzazione dei veicoli: un software dedicato consente di localizzare i veicoli in tempo reale tramite gps, fornendo una visione immediata e precisa della flotta.

• Consumo di carburante: strumenti avanzati analizzano in dettaglio il consumo di carburante, identificando opportunità per ottimizzarlo e ridurre i costi operativi.

• Analisi stili di guida: con il supporto di un software puoi analizzare il comportamento degli autisti, promuovendo stili di guida che aumentino la sicurezza, riducendo i consumi di carburante, e diminuendo la possibilità di causare incidenti.

• Monitoraggio in tempo reale: rispetto a Excel, i software dedicati offrono il vantaggio di un monitoraggio in tempo reale, consentendo una gestione più reattiva e proattiva del parco auto.

• Analisi approfondite: strumenti avanzati consentono analisi dettagliate, rivelando trend e possibilità di miglioramento che potrebbero sfuggire in un ambiente basato su fogli di calcolo.

• Interconnessione e integrazione: a differenza di Excel, i software dedicati si integrano facilmente con altri sistemi aziendali, facilitando lo scambio di informazioni e migliorando la coerenza dei dati

Affidarsi ad un software per la gestione della flotta significa poter contare su dati precisi e aggiornati, generati dai veicoli e disponibili in tempo reale. Grazie alla produzione di report e analisi, il Fleet Manager può concentrarsi sulla ricerca di aree di miglioramento piuttosto che sull’inserimento dei dati all’interno di un foglio excel. Tra i maggiori vantaggi:

• Tempestività nell’aggiornamento dati: un software dedicato permette l’aggiornamento tempestivo dei dati e consente di prendere decisioni in tempo reale.

• Accesso ai dati mobile: a differenza di Excel, un tool di fleet management è progettato responsive e si adatta facilmente agli schermi degli smartphone, garantendo la continuità operativa anche da mobile, sia per il fleet manager che per i driver.

• Sicurezza e precisione dei dati: la sicurezza dei dati è un tema centrale per qualsiasi applicazione. Utilizzare un software minimizza inoltre il rischio di errori manuali e garantisce l’integrità delle informazioni.

Gestire la flotta aziendale con Excel può essere una valida alternativa per iniziare se hai un parco auto molto piccolo ma investire in soluzioni avanzate rende la gestione dei dati più efficiente, precisa e scalabile.

Quali sono le funzionalità su cui possiamo contare grazie ad uno strumento come FleetUP e che invece con una gestione del parco auto aziendale tramite excel non potremmo ottenere?

• Gestione carburante e telepass, con possibilità di ripartizione automatica dei costi
• Gestione dei contratti, delle scadenze e delle manutenzioni
• Amministrazione multe, sinistri, assicurazioni e tasse
• Profilazione utenti con assegnazione privilegi in base al ruolo
• Monitoraggio scadenze temporali e scadenze chilometriche per veicoli a noleggio
• Gestione carte carburanti e fringe benefit
• Geolocalizzazione con alert in tempo reale
• Ottimizzazione dei percorsi
• Collegamento con locker chiavi
• Gestione auto in pool