Cos’è il Fleet Management? Definizione, ambiti, tecnologie e figure lavorative nella gestione della flotta

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La gestione della flotta aziendale è oggi fondamentale per le aziende di qualsiasi settore e dimensione dotate di un numero significativo di veicoli in uso ai propri dipendenti e collaboratori, veicoli commerciali, mezzi di lavoro e automezzi. Ma cos’è esattamente il fleet management?

Il Fleet Management è la gestione della flotta dei veicoli, l’insieme delle azioni intraprese dal fleet manager per mantenere una flotta operativa in modo efficiente, puntuale e nel rispetto dei budget.

È l’organizzazione dei processi per il monitoraggio delle attività del parco auto aziendale, necessari a prendere decisioni per la corretta gestione delle risorse, dei driver, dell’organizzazione delle spedizioni e per stabilire i percorsi più convenienti.

Quanto valgono le attività di fleet management? Secondo il rapporto ANIASA 2023 l’attività di fleet management ha generato nel 2022 in Italia un fatturato pari a quasi 86 milioni di euro, con una crescita del 3% rispetto al 2021.

L’obiettivo di un Fleet Manager è quello di aumentare l’efficienza operativa del proprio parco mezzi e di migliorare la sicurezza di veicoli e conducenti. Gestire una flotta di veicoli, indipendentemente dalla dimensione, comporta il monitoraggio di molti elementi e di molteplici fattori in gioco.
Il fleet manager è spesso anche il responsabile dell’acquisizione, della manutenzione e dell’efficienza del parco auto aziendale.

La flotta aziendale è l’insieme dei veicoli utilizzati da un’azienda per svolgere le proprie attività.

Una prima suddivisione della flotta può essere effettuata a partire dalla sua destinazione d’uso:

• veicoli ad uso strumentale
• veicoli ad uso promiscuo
• veicoli ad uso personale

Le flotte aziendali possono poi essere di diversa tipologia in base alle caratteristiche, come ad esempio:

• flotte aziendali di automobili, di proprietà oppure a noleggio
• flotte aziendali di veicoli leggeri, sia per il trasporto di persone che di merci
• flotte aziendali di veicoli pesanti, detti anche HGV (Heavy Goods Vehicles)
• flotte aziendali per la logistica e gli autotrasporti (categoria N3, oltre 12 tonnellate di massa massima)

Il fleet manager svolge un ruolo fondamentale per la supervisione, il coordinamento e la pianificazione delle operazioni e delle necessità di una flotta di veicoli.

Operando in collaborazione con i manager di diversi reparti ha infatti la responsabilità di garantire la miglior scelta possibile per un driver, sia in termini di veicolo da utilizzare che di organizzazione delle risorse aziendali, al fine di assicurare puntualità nel rispettare le tempistiche negli appuntamenti, nelle consegne e nello svolgimento dei lavori.
Ha inoltre la necessità di identificare nuove opportunità per ottimizzare l’efficienza della flotta e per massimizzare la redditività dell’azienda.

Le sfide per il Fleet Manager

La gestione di una flotta auto, indipendentemente dalle sue dimensioni, comporta una serie di sfide quotidiane.

Un Fleet Manager si troverà infatti spesso di fronte ad eventi esterni al proprio controllo come:

• modifiche alle normative vigenti (ad esempio nel caso di limitazioni per i veicoli maggiormente inquinanti)
• fluttuazioni dei prezzi del mercato automobilistico
• aumento dei prezzi del carburante
• reperibilità, processi di acquisizione e vendita dei veicoli
• guasti imprevisti dei veicoli e manutenzioni straordinarie

Come procedere quindi per migliorare i processi che possono essere gestiti?

Sei un fleet manager e stai cercando una soluzione per la gestione del parco auto?

Attraverso i dati, le aziende possono analizzare le flotte aziendali, riducendo i costi e apportando miglioramenti che possono aumentare in modo significativo l’efficienza complessiva.
La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nel fleet management, in quanto consente il monitoraggio e la gestione dei veicoli attraverso dispositivi hardware e software, sfruttando l’enorme quantità di dati e informazioni generati durante l’utilizzo.

Le principali tecnologie a disposizione dei fleet manager sono:

• Sistemi di localizzazione GPS: ogni veicolo può essere dotato di un sistema di localizzazione GPS che consente di seguire la posizione esatta del veicolo in tempo reale.
• Dispositivi di monitoraggio a bordo del veicolo: i dispositivi di monitoraggio sono in grado di registrare informazioni come la velocità, le accelerazioni, le frenate e le condizioni generali di funzionamento di ogni veicolo.
• Sistemi di interconnessione: i dispositivi di monitoraggio si connettono alla rete cellulare o satellitare per trasmettere i dati in tempo reale.
• Software dedicati: tramite piattaforme software dedicate è possibile aggregare i dati ricevuti dai veicoli per monitorare in real-time l’intero parco auto, impostare alert, pianificare le manutenzioni, assegnare i veicoli, gestire anagrafiche, documenti e molto altro.

La localizzazione della flotta è un aspetto chiave per un fleet manager. Grazie ai dispositivi di localizzazione GPS installati a bordo di ogni veicolo, il responsabile della flotta può tracciare i veicoli in tempo reale.

Grazie ad una panoramica completa della posizione di ogni autoveicolo, è possibile offrire soccorso rapidamente e ripristinare l’operatività nel minor tempo possibile, riducendo fermi, ritardi e ore lavorative perse.

Le notifiche forniscono aggiornamenti regolari sulle condizioni e sullo stato della flotta, segnalando ad esempio eccessi di velocità, ritardi nell’arrivo, soste prolungate o accessi non autorizzati.
Grazie alle notifiche, i fleet manager possono monitorare attentamente le attività e intervenire tempestivamente in caso di anomalie o problemi.

Una pianificazione ottimizzata del percorso consente di risparmiare tempo e carburante, migliorando l’efficienza operativa e di conseguenza la soddisfazione dei clienti.
Ma è la scelta del veicolo più idoneo a fare davvero la differenza: compiere un determinato tragitto con un mezzo piuttosto che un altro, una volta impostato il percorso, permette di risparmiare in modo considerevole.

Su un parco macchine di circa 50 veicoli è possibile risparmiare tra i 130 e i 150mila euro di carburante e ridurre le emissioni di CO2 tra il 3 e il 5%.

Le statistiche consentono di tracciare le prestazioni dei conducenti e di identificare trend ed eventuali aree di miglioramento.

I fleet manager possono accedere ai dati relativi alle ore di guida e di sosta dei conducenti, tenere traccia delle prestazioni individuali e valutare l’efficienza e la sicurezza complessiva della forza lavoro.

Le informazioni possono essere consultate tramite report periodici ed utilizzate per identificare le aree sulle quali intervenire.

Come utilizzare i dati per le aziende che trasportano merci sensibili come prodotti alimentari o farmaci? Grazie ai sensori e ai dispositivi di monitoraggio installati sugli automezzi, i fleet manager possono monitorare, ad esempio, la temperatura durante il trasporto ed assicurare una corretta gestione della catena del freddo.

Quali sono i principali benefici derivanti da una corretta gestione del parco auto?

Una gestione corretta della flotta aziendale contribuisce alla creazione di un ambiente di lavoro con maggior sicurezza. In che modo?

• Il fleet manager può monitorare costantemente la condizioni dei mezzi, identificare tempestivamente problemi tecnici o guasti e organizzare gli interventi di manutenzione
• Grazie al monitoraggio dello stile di guida, è possibile identificare i conducenti che effettuano accelerazioni e frenate pericolose

Un’adeguata gestione della flotta contribuisce quindi a ridurre il rischio di incidenti e assicura che sia i conducenti che le auto, i veicoli commerciali e i mezzi adibiti al trasporto merce siano sempre nelle migliori condizioni possibili.

La manutenzione rappresenta spesso una voce di spesa significativa, soprattutto per le aziende con una flotta di veicoli di grandi dimensioni.

I fleet manager hanno quindi la necessità di monitorare attentamente l’efficienza della propria flotta e di pianificare la manutenzione in modo preventivo. Individuare e risolvere i problemi tecnici in fase iniziale consente infatti di evitare costi legati a guasti imprevisti e riduce al minimo le interruzioni dell’operatività.

Inoltre, il monitoraggio dei comportamenti di guida può contribuire a ridurre l’usura e l’utilizzo improprio dei mezzi aziendali, prolungandone la durata e contenendo le spese legate alla manutenzione sul lungo periodo.

Gestire una flotta significa anche ottimizzare l’operatività quotidiana.
Ad esempio, grazie al monitoraggio in tempo reale è possibile assegnare gli interventi in base alla posizione del driver, riducendo i tempi di percorrenza e il consumo di carburante.

Oltre alle tecnologie di base elencate finora, ci sono alcune tecnologie emergenti che stanno rivoluzionando il settore.

L’intelligenza artificiale (AI) sta rivoluzionando il fleet management.
Grazie all’AI, i fleet manager possono analizzare grandi quantità di dati provenienti dai dispositivi di monitoraggio e ottenere informazioni preziose.
L’AI può essere utilizzata per la manutenzione predittiva, per identificare guasti imminenti o per ottimizzare la pianificazione delle trasferte.
L’AI può anche essere impiegata per migliorare la sicurezza dei conducenti, ad esempio grazie al riconoscimento automatico dei comportamenti di guida pericolosi, avvisando in real-time i driver e i fleet manager.

Le flotte di veicoli a guida autonoma potrebbero rivoluzionare il settore dei trasporti.

Offrono una serie di vantaggi che promettono di trasformare radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono i propri veicoli.
Nonostante la strada sia ancora lunga (Wired ne ha parlato recentemente in questo articolo) uno degli aspetti più rilevanti è il miglioramento della sicurezza stradale.

Con tecnologie avanzate, sensori e sistemi di guida automatica, le auto a guida autonoma riducono significativamente il rischio di incidenti causati dai fattori umani come distrazione, stanchezza o errori di valutazione. Queste tecnologie non solo contribuiscono a proteggere vite umane ma possono ridurre i danni ai veicoli e le spese legate agli incidenti stradali.

Secondo l’ultimo rapporto ISTAT sugli incidenti stradali in Italia, tra le cause più frequenti di collisione ci sono i comportamenti errati alla guida come la distrazione, il mancato rispetto della precedenza e la velocità troppo elevata.

Se la maggior parte degli incidenti automobilistici è attribuibile a errori umani, le flotte di veicoli a guida autonoma potrebbero imporsi come soluzione per mitigare questo problema.
Grazie a tecnologie avanzate in grado di monitorare costantemente l’ambiente circostante, le flotte a guida autonoma potrebbero avere il potenziale per creare strade più sicure e ridurre notevolmente il numero di incidenti.

Il fleet management è diventata un’attività strategica per le aziende dotate di una flotta auto, di qualsiasi dimensione. Con una corretta impostazione degli obiettivi e una gestione efficace, il fleet management si rivela un alleato prezioso per le realtà imprenditoriali che desiderano rimanere competitive sul mercato, ottimizzare i costi e offrire maggior sicurezza sul lavoro per i propri collaboratori.

FleetUP è il software per la gestione della flotta auto aziendale sviluppato da Infor, una soluzione avanzata di gestione del parco auto creata a partire dalle esigenze dei Fleet Manager, oggi anche con funzionalità Green e altamente personalizzabile.

Tra le funzioni principali di FleetUP:

• Gestione carburante e telepass, con possibilità di ripartizione automatica dei costi
• Gestione dei contratti, delle scadenze e delle manutenzioni
• Amministrazione multe, sinistri, assicurazioni e tasse
• Profilazione utenti con assegnazione privilegi in base al ruolo
• Monitoraggio scadenze temporali e scadenze chilometriche per veicoli a noleggio
• Gestione carte carburanti e fringe benefit
• Geolocalizzazione con alert in tempo reale
• Ottimizzazione dei percorsi
• Collegamento con locker chiavi
• Gestione auto in pool