Monitoraggio veicoli aziendali: tutto quello che devi sapere per essere in regola

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Il controllo delle flotte aziendali tramite monitoraggio GPS è diventato un argomento caldo per molte aziende che possiedono un parco auto. Se da un lato offre grandi vantaggi per il fleet management, dall’altro può causare disagio tra i dipendenti e preoccupazione tra i datori di lavoro. Le domande più frequenti riguardano infatti non soltanto le tecnologie utilizzate ma gli aspetti legali e relativi alla privacy, per evitare potenziali conflitti con i diritti dei lavoratori. In quest’articolo vediamo insieme cosa è consentito e quali sono invece i limiti del monitoraggio GPS per la flotta aziendale.

Il sistema di posizionamento globale GPS (Global Positioning System), è un sistema satellitare di navigazione e posizionamento che utilizza una rete di satelliti in orbita, per fornire informazioni accurate sulla posizione geografica, l’orario e la velocità a dispositivi mobili o ricevitori GPS.
Il principio di funzionamento si basa sulla misurazione del tempo di percorrenza di segnali radio trasmessi dai satelliti al ricevitore, consentendo la determinazione precisa delle coordinate del ricevitore sulla Terra. Il GPS è ampiamente utilizzato per scopi civili e militari e offre un’accuratezza dell’ordine di pochi metri in condizioni ottimali.
Il monitoraggio GPS è diventato uno strumento essenziale per i fleet manager, in quanto permette di localizzare con precisione i veicoli in qualsiasi momento e di registrare diversi dati rilevanti.

Grazie al tracking GPS è possibile avere una visione completa e in tempo reale di tutti i dati più importanti relativi a ciascun veicolo della flotta, come ad esempio:

• Posizione del veicolo: sapere esattamente dove si trova ogni veicolo in ogni momento
• Stile di guida: monitorare il comportamento dei conducenti per promuovere una guida più sicura
• Consumo di carburante: tenere traccia dei consumi per ottimizzare l’efficienza e ridurre i costi
• Tempi di sosta e guida: registrare i tempi di attività e inattività per migliorare la gestione delle soste e dei tempi morti
• Tempi di consegna: particolarmente utile per i mezzi pesanti al fine di monitorare i tempi di consegna, garantire puntualità e migliorare la logistica

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La localizzazione GPS della flotta può essere implementata tramite diverse modalità, a seconda delle esigenze dell’azienda:

• GPS Tracker installato sui veicoli: questo metodo prevede l’installazione di un dispositivo GPS su ciascun veicolo. I tracker inviano i dati al software di fleet management, consentendo di monitorare la posizione e altri parametri in tempo reale.
• App dedicate: le app scaricabili su smartphone o tablet personali dei conducenti offrono un’alternativa al GPS tracker. Queste app non richiedono l’installazione di hardware specifici e possono essere utilizzate facilmente dai driver per trasmettere dati al sistema di gestione.
• Dispositivi built-in: Molti veicoli moderni sono già dotati di hardware GPS integrato. In questo caso, è sufficiente registrarsi online con l’account aziendale per connettere il sistema di gestione e iniziare a ricevere tutte le informazioni necessarie.

Implementare un sistema di monitoraggio GPS offre numerosi vantaggi:

• Maggior efficienza: grazie al monitoraggio GPS puoi sapere esattamente dove si trovano i tuoi veicoli, in tempo reale. Questo permette una pianificazione ottimale dei percorsi, una miglior programmazione di appuntamenti e itinerari
• Riduzione dei costi: monitorare i veicoli aiuta a ridurre i costi del carburante e della manutenzione, prevenendo un utilizzo improprio e pianificando le manutenzioni in modo preventivo
• Miglioramento della sicurezza: i sistemi GPS consentono di monitorare lo stile di guida dei dipendenti, e analizzando i loro comportamenti al volante è possibile effettuare correzioni per ottenere una guida più sicura. In caso di emergenza, inoltre, è possibile localizzare rapidamente il veicolo ed inviare assistenza
• Rendicontazione e trasparenza: le aziende possono generare report dettagliati sull’utilizzo dei veicoli, migliorando la gestione delle spese grazie ad informazioni precise sui consumi di carburante e sui costi operativi
• Tutela da possibili controversie: fornisce un report preciso della posizione dei veicoli, utile in caso di controversie con i clienti

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Il Gps aziendale deve essere disinseribile? – Leggi l’articolo del Il Sole 24 Ore

Nonostante il monitoraggio GPS dei veicoli aziendali sia uno strumento sempre più diffuso, è di fondamentale importanza capire quali sono le implicazioni legali. La localizzazione GPS dei veicoli aziendali implica infatti anche il monitoraggio degli spostamenti dei dipendenti, tema che può sollevare diverse questioni in termini di privacy.

L’articolo prevede che gli impianti audiovisivi e gli strumenti che permettono il controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possano essere utilizzati solo per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale. È necessario un accordo collettivo con la rappresentanza sindacale per l’installazione di tali strumenti.

Nel provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011, il Garante ha stabilito che i veicoli aziendali dotati di GPS, devono essere segnalati con vetrofania o apposito contrassegno che indichi: «Veicolo sottoposto a localizzazione», per garantire totale trasparenza verso dipendenti e collaboratori.

Il Jobs Act ha modificato l’art. 4, introducendo un regime diverso a seconda del tipo di strumento utilizzato. Per gli strumenti di controllo a distanza dei lavoratori, è necessario un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’INL, mentre per gli strumenti di lavoro e di registrazione di accessi/presenze non vengono richieste queste autorizzazioni.

Nel maggio 2016, la Direzione Interregionale del Lavoro di Milano ha stabilito che l’auto aziendale, comprensiva del sistema GPS, è considerata uno strumento di lavoro, anche se il GPS è installato successivamente alla consegna del veicolo.

Con la circolare n. 2/2016, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha chiarito che i sistemi di geolocalizzazione possono essere installati solo previa autorizzazione sindacale o amministrativa, salvo specifici casi.

Nel provvedimento n. 232 del 18 aprile 2018, è stato stabilito che:

• la localizzazione deve essere segnalata al dipendente con apposito contrassegno
• il tracciamento deve essere disabilitato durante le pause lavorative
• la posizione geografica deve essere oscurata dopo un certo periodo di inattività

La Corte d’Appello di Roma, con la sentenza n. 641/21, ha confermato che i sistemi di controllo via GPS possono essere installati solo previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. In caso di violazione di questi requisiti, le sanzioni al dipendente sono considerate illegittime.

Esistono eccezioni in cui l’uso del GPS è indispensabile:

• quando la prestazione lavorativa non può essere svolta senza l’utilizzo del GPS.
• quando specifiche leggi richiedono l’installazione del GPS, come per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro.

Il GDPR, entrato in vigore nel maggio 2018, stabilisce che i dati di localizzazione rientrano tra i dati personali e devono essere trattati con criteri di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione. Le aziende devono fornire un’informativa chiara ai dipendenti e garantire la protezione dei dati raccolti.

È in corso di revisione la Direttiva ePrivacy, che disciplina la privacy e le comunicazioni elettroniche. Questa normativa integrerà e specificherà ulteriormente le disposizioni del GDPR riguardo al trattamento dei dati di localizzazione.

Questa direttiva stabilisce i requisiti minimi di consultazione e informazione dei lavoratori, comprese le tecnologie di sorveglianza come i sistemi GPS. Le aziende devono garantire che l’uso di tali tecnologie sia conforme ai diritti dei lavoratori.

Se finora abbiamo esaminato l’uso del GPS per le auto aziendali destinate esclusivamente all’uso lavorativo, è importante chiarire le regole per i veicoli concessi ad uso promiscuo. Un veicolo si definisce ad uso promiscuo quando viene utilizzato sia per scopi lavorativi che personali.

Le caratteristiche principali delle auto aziendali ad uso promiscuo:

• Scopi multipli: possono essere assegnate al dipendente sia per usi lavorativi che personali
• Orario di utilizzo: possono essere usate durante l’orario di lavoro
• Uso personale: sono utilizzabili nel tempo libero e nei giorni festivi, secondo gli accordi contrattuali
• Benefit: vengono considerate un benefit e sono conteggiate in busta paga
• Guida da parte di familiari: in alcuni casi, i veicoli potrebbero essere guidati da familiari del dipendente, come coniuge e figli, se previsto dal contratto (l’assicurazione potrebbe richiedere un’età minima per la guida)
• Guida da parte di terzi: in casi molto rari, i veicoli potrebbero essere guidati da persone esterne alla famiglia, se il contratto lo consente

Il monitoraggio GPS per le auto aziendali ad uso promiscuo è consentito alle seguenti condizioni:
Uso lavorativo: è permesso rispettando le normative vigenti mentre il veicolo è utilizzato per scopi lavorativi
Uso personale: deve essere possibile disattivare il monitoraggio quando il dipendente utilizza l’auto per scopi personali

Quando i dati relativi alla localizzazione coinvolgono sia il veicolo che la persona, si applicano le normative GDPR. Alle aziende viene chiesto di gestire attentamente il trattamento dei dati personali dei dipendenti, considerando:

• Modalità del trattamento: come i dati vengono raccolti e trattati
• Finalità: gli obiettivi dell’azienda nel trattare questi dati
• Interesse aziendale: l’interesse legittimo dell’azienda
• Rischi e misure: i rischi previsti e le misure di sicurezza adottate

Le informazioni conservate in azienda devono includere:

• Responsabile del trattamento dati: solitamente il fornitore del software di tracciamento
• Data retention: i tempi di conservazione dei dati
• Profili autorizzati: le persone autorizzate ad accedere ai dati e le operazioni che possono eseguire

Inoltre, le aziende devono garantire e predisporre:

• Conformità al Regolamento UE 2016/679: assicurarsi che il trattamento dei dati sia lecito, corretto, trasparente e minimizzato
• Corretto utilizzo dei dati: utilizzare i dati rispettando i diritti dei dipendenti e le finalità aziendali
• Informativa per lavoratori: fornire un’informativa chiara e completa ai lavoratori

Ricapitolando quanto esposto sopra, il monitoraggio GPS delle auto aziendali offre numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.
Per i dipendenti, il monitoraggio GPS può rappresentare un valore aggiunto in termini di “prova di posizione” e i dati raccolti possono essere utilizzati come verifica, per dimostrare la presenza dell’autista in un determinato luogo e orario, migliorando la fiducia e la trasparenza anche nei confronti del cliente.

Per il datore di lavoro, il monitoraggio GPS può migliorare numerosi aspetti gestionali, in particolare in termini di:
– Gestione della flotta: fornisce dati essenziali per migliorare la gestione dei veicoli aziendali
– Ottimizzazione delle risorse: aiuta a monitorare il consumo di carburante, pianificare gli itinerari e utilizzare i veicoli in modo più efficiente
– Trasparenza: garantisce prove certe sulla posizione degli autisti, certificando spostamenti e soste, migliorando la comunicazione con i clienti

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• Profilazione utenti con assegnazione privilegi in base al ruolo
• Monitoraggio scadenze temporali e scadenze chilometriche per veicoli a noleggio
• Gestione carte carburanti e fringe benefit
• Geolocalizzazione con alert in tempo reale
• Ottimizzazione dei percorsi
• Collegamento con locker chiavi
• Gestione auto in pool