Fleet manager: cosa fa e quali sono le sue competenze

In questo articolo

La gestione delle flotte è l’insieme di attività, metodi e tecnologie utilizzati dalle aziende per mantenere efficienti, tracciare e gestire i veicoli utilizzati da dipendenti e collaboratori.
Le attività di fleet management comprendono non solo la ricerca e l’acquisto dei veicoli, ma anche la gestione dei costi operativi, la sicurezza dei conducenti, la manutenzione del parco mezzi, l’ottimizzazione dei percorsi, il rispetto e l’adeguamento alle normative vigenti.

Sia le aziende strutturate che le PMI, in particolar modo dove la gestione della logistica è strategica, hanno oggi la necessità di avere all’interno del proprio organico un esperto con competenze specifiche nell’ambito del fleet management e della mobilità aziendale.
L’obiettivo principale di un fleet manager? Massimizzare l’efficienza e la produttività, riducendo al contempo i costi e l’impatto ambientale.

Il ruolo del fleet manager o fleet and mobility manager emerge quindi come figura fondamentale per una corretta gestione del parco veicoli aziendale, assumendo un ruolo di spicco nel guidare le imprese verso orizzonti di mobilità sostenibile, efficiente e sempre più green. Il suo compito principale è incrementare l’efficienza operativa dei mezzi aziendali e aumentare la sicurezza di automezzi e autisti.

La gestione di una flotta, a prescindere dalla sua dimensione, richiede la supervisione di numerosi aspetti perché i fattori che concorrono alla sua corretta gestione sono molteplici.

Tra le principali responsabilità di un fleet manager in contesti strutturati troviamo:

• Provvedere all’acquisto e alla manutenzione dei veicoli
• Garantire la conformità dei veicoli aziendali alle normative ambientali
• Gestire driver e figure specifiche per la gestione del parco veicoli
• Garantire l’efficienza operativa della flotta Analizziamo le competenze chiave e il valore di questa figura lavorativa per l’evoluzione della mobilità aziendale

La mobilità aziendale incide in modo diretto sulla sostenibilità aziendale e sul benessere dei dipendenti. Questo ambito può essere suddiviso in tre categorie principali: fleet management, travel management e mobility management, ognuna con le proprie specificità e obiettivi.

• Fleet Management: si concentra sulla gestione ottimale del parco veicoli aziendale. Le responsabilità in questo ambito includono l’acquisizione, la manutenzione e la dismissione dei veicoli, oltre alla gestione dei costi operativi associati come carburante, assicurazioni e manutenzioni. L’obiettivo del fleet management è garantire che l’azienda disponga sempre di veicoli efficienti e adeguati alle sue necessità, ottimizzando i costi e minimizzando l’impatto ambientale.
• Mobility Management: il mobility manager si occupa della gestione dei tragitti quotidiani dei dipendenti tra casa e lavoro. Include l’implementazione di programmi di car sharing, incentivi per l’uso dei trasporti pubblici o per la mobilità sostenibile come biciclette e veicoli elettrici. Il mobility management mira a ridurre la dipendenza dai veicoli privati, a diminuire la congestione del traffico e l’inquinamento, e a promuovere stili di vita più sani e sostenibili tra i dipendenti.
• Travel Management: il travel management è l’area relativa alla pianificazione e alla gestione di tutti gli aspetti legati alle trasferte aziendali. Il travel manager si occupa delle prenotazioni di voli, alloggi, trasporti locali e gestione delle spese di viaggio. Una gestione efficace di quest’area contribuisce a ridurre significativamente i costi per l’azienda e a migliorare la soddisfazione dei dipendenti in viaggio.

Le aziende stanno riconoscendo sempre di più l’importanza di una gestione strategica della mobilità. Integrando efficacemente il fleet, il travel e il mobility management, le imprese possono non solo ridurre i costi e migliorare la loro impronta ecologica, ma anche incrementare il benessere dei dipendenti e la loro produttività.

Scopri FleetUp, il software su misura per la gestione della flotta

Chi gestisce la flotta deve monitorare il ciclo di vita di ciascun veicolo commerciale, se di proprietà dell’azienda, o dei contratti di noleggio in caso i mezzi siano in locazione.

Il primo compito di un responsabile della flotta? Cercare i migliori veicoli sul mercato e costruire una flotta in base alle necessità e al budget dell’azienda, quindi supervisionarne l’approvvigionamento. Il fleet manager amministra poi la documentazione dei veicoli (assicurazioni, bolli, ecc.), si assicura che le patenti dei driver siano in regola e si occupa in alcuni casi dell’immatricolazione dei mezzi.

Quando un veicolo non sarà più in grado di svolgere adeguatamente la sua funzione, stabilirà se noleggiarlo, venderlo, riassegnarlo o ritirarlo.

Le attività di fleet management per garantire che i veicoli funzionino sempre in modo sicuro ed efficiente:

• Pianificazione intelligente dell’utilizzo del parco mezzi
• Impiego efficiente delle risorse e ottimizzazione dei percorsi
• Ispezione e manutenzione dei veicoli
• Tracciamento della posizione dei mezzi in tempo reale per garantire il miglior percorso disponibile
• Monitoraggio e analisi delle prestazioni del veicolo

Nella gestione del team e dei conducenti il fleet manager deve occuparsi dei seguenti compiti:

• Monitorare, e se necessario correggere e migliorare, i comportamenti dei driver
• Effettuare attività di mentoring, coaching e gratificazione degli autisti
• Partecipare alle procedure di assunzione e onboarding dei conducenti
• Valutare le prestazioni dei driver
• Garantire il rispetto delle normative e delle policy in vigore da parte degli autisti (ad esempio, il rispetto degli orari di servizio nel caso di flotte adibite al trasporto pubblico o delle soste obbligatorie dopo un certo numero di ore alla guida)
• Fornire informazioni sulle tecnologie in uso
• Mantenere una comunicazione costante con gli autisti attraverso feedback e survey
• Formare gli autisti sui protocolli di gestione del rischio e sugli standard di sicurezza in vigore

Quali sono le responsabilità dei coordinatori delle flotte nei confronti del management aziendale?
Un manager deve garantire che la flotta contribuisca al raggiungimento degli obiettivi aziendali, utilizzando le risorse disponibili e rispettando il budget.
Il fleet manager riporta al management su diversi temi, quali:

• Aree di miglioramento ed eventuali colli di bottiglia rilevati nell’operatività
• Prestazioni e spese della flotta
• Budget e acquisti importanti
• Raggiungimento degli obiettivi periodici

Sei un fleet manager e stai cercando una soluzione per la gestione del parco auto?

Sono diverse le sfide quotidiane da affrontare per chi si occupa di mobilità aziendale: contenere i costi rispettando i budget, ridurre i consumi di carburante, aumentare la sicurezza e la produttività di autisti e dipendenti negli spostamenti.

Per gestire efficacemente una flotta sono richieste quindi una serie di competenze e abilità diversificate: dal saper navigare nel panorama tecnologico attuale a comprendere quadri finanziari e normativi complessi.

È fondamentale possedere skill digitali per saper utilizzare un software di fleet management, analizzare i dati elaborati dai sistemi di tracciamento GPS e utilizzare strumenti di business intelligence per monitorare le prestazioni e ottimizzare i percorsi.

Strumenti software: conoscenza dei principali software specifici di settore, sistemi telematici e piattaforme di gestione flotte.
Ottimizzazione dei percorsi: utilizzo di software per l’analisi e l’ottimizzazione dei percorsi al fine di ridurre i costi di carburante e migliorare i tempi di consegna.
Analisi dei dati: capacità di interpretare grandi quantità di dati per prendere decisioni informate sulla gestione della flotta.

Un fleet manager deve possedere competenze manageriali per svolgere attività come la pianificazione strategica e la gestione del personale, adottando una comunicazione efficace e una spiccata attitudine verso il problem solving.

Leadership: capacità di motivare e guidare un team, garantendo che tutti lavorino in modo coeso verso obiettivi comuni.
Gestione del cambiamento: abilità nel gestire le transizioni, ad esempio l’introduzione di nuove tecnologie o processi.
Comunicazione: capacità di comunicare chiaramente con il team, la direzione e gli stakeholder esterni.

Le competenze finanziarie sono fondamentali per ottimizzare i costi operativi e massimizzare la redditività della flotta. I fleet manager devono essere in grado di elaborare e gestire budget, leggere report, conoscere i principi contabili e finanziari, e prendere decisioni basate su analisi costi-benefici.

Budgeting e forecasting: creazione e gestione di budget, previsione delle spese future e monitoraggio delle performance finanziarie
Analisi costi-benefici: valutazione dell’impatto finanziario delle decisioni operative, incluse le acquisizioni di nuovi veicoli e tecnologie
Gestione dei fornitori: negoziare contratti con fornitori di servizi e produttori di veicoli per ottenere le migliori condizioni possibili

Garantire la sicurezza della propria flotta è tra le priorità assolute per un responsabile. Un fleet manager deve assicurarsi che tutti i veicoli siano mantenuti efficienti e in regola e che gli autisti rispettino le norme.

Conformità alle normative: conoscenza delle leggi locali, nazionali e internazionali in base al contesto in cui opera la flotta, con particolare attenzione alle normative ambientali.
Programmi di formazione e sicurezza: sviluppo e implementazione di programmi di formazione per la sicurezza degli autisti e per la manutenzione preventiva dei veicoli.
Gestione dei rischi: identificazione e mitigazione dei rischi associati alla gestione della flotta (incidenti stradali, furti di veicoli, ecc.)

Oltre a numerosi corsi e percorsi di certificazione a disposizione dei fleet manager, i principali eventi di riferimento in Italia per il mondo delle flotte aziendali sono due:

Fleet Manager Academy è l’evento dedicato all’aggiornamento professionale e alla formazione di fleet manager, mobility manager e responsabili della gestione dei veicoli in azienda.
Ampio spazio a seminari formativi e tavole rotonde oltre ad un’opportunità di networking davvero interessante. Si svolge a Bologna e a Milano.

Fleet Motor Day, giunto nel 2024 alla decima edizione, si svolge annualmente presso l’autodromo di Vallelunga, dove a fleet manager e mobility manager viene offerta la possibilità di fare networking, effettuare test drive e partecipare a numerosi talk di approfondimento.

In quali aziende la figura del fleet manager è indispensabile e strategica?

Aziende di servizi, consegna e logistica: aziende che offrono servizi di consegna, dall’e-commerce alle grandi flotte per la movimentazione merci.
Pubblica amministrazione: le aziende della PA sono dotate di flotte di veicoli, come quelli utilizzati per la manutenzione delle strade, i servizi di emergenza e i trasporti pubblici.
Compagnie di autonoleggio e leasing: sono aziende che hanno necessità di gestire le flotte per monitorare l’utilizzo dei veicoli, gestire la manutenzione e ottimizzare la rotazione della flotta.
Industria mineraria e costruzioni: aziende con grandi flotte di macchinari pesanti e veicoli da cantiere hanno necessità di assumere un fleet manager per tracciare l’ubicazione dei veicoli, monitorare l’utilizzo del carburante e pianificare la manutenzione.
Aziende con flotte aziendali: le imprese che dispongono di veicoli per uso aziendale, come le auto di servizio per i tecnici o le auto per la rete commerciale.
Flotte taxi e servizi di trasporto passeggeri: i responsabili della flotta ottimizzano le assegnazioni dei viaggi, tracciano i veicoli in tempo reale e migliorano l’esperienza del cliente.
Settore agricolo: le aziende agricole che utilizzano macchinari pesanti e veicoli per la gestione delle colture, possono beneficiare di una figura per la gestione delle flotte per monitorare l’uso dei veicoli e pianificare una manutenzione ottimale.

FleetUP è il software per la gestione della flotta auto aziendale sviluppato da Infor, una soluzione avanzata di gestione del parco auto creata a partire dalle esigenze dei Fleet Manager, oggi anche con funzionalità Green e altamente personalizzabile. Tra le funzioni principali di FleetUP:

• Gestione carburante e telepass, con possibilità di ripartizione automatica dei costi
• Gestione dei contratti, delle scadenze e delle manutenzioni
• Amministrazione multe, sinistri, assicurazioni e tasse
• Profilazione utenti con assegnazione privilegi in base al ruolo
• Monitoraggio scadenze temporali e scadenze chilometriche per veicoli a noleggio
• Gestione carte carburanti e fringe benefit
• Geolocalizzazione con alert in tempo reale
• Ottimizzazione dei percorsi
• Collegamento con locker chiavi
• Gestione auto in pool